Как оформить заграничную командировку

28.06.2025 в 20:59

Оформление заграничной командировки требует соблюдения ряда правил и подготовки документов. В этой статье рассмотрим пошаговый процесс организации такой поездки.

1. Определение цели и сроков командировки

Перед оформлением документов необходимо четко сформулировать:

• Цель поездки (переговоры, конференция, обучение и т. д.);
• Сроки командировки (даты выезда и возвращения);
• Страну и город посещения.

2. Издание приказа о командировке

Основным документом, подтверждающим служебную поездку, является приказ. В нем должны быть указаны:

• ФИО сотрудника;
• Цель поездки;
• Сроки командировки;
• Страна назначения.

3. Оформление визы и загранпаспорта

Для выезда за границу потребуется:

1. Проверить срок действия загранпаспорта (должен быть действителен не менее 6 месяцев после возвращения);
2. Оформить визу (при необходимости);
3. Подготовить дополнительные документы (приглашение, страховку, билеты).

4. Бронирование билетов и проживания

Рекомендуется заранее забронировать:

• Авиа- или ж/д билеты;
• Гостиницу или другое место проживания;
• Трансфер (при необходимости).

5. Получение денежных средств

Сотруднику могут быть выданы:

6. Оформление страховки

Обязательно оформите медицинскую страховку для выезжающих за рубеж, которая покрывает:

• Медицинские расходы;
• Эвакуацию в экстренных случаях;
• Страховые случаи, связанные с отменой поездки.

7. Подготовка отчетных документов

После возвращения сотрудник должен предоставить:

1. Авансовый отчет с приложением чеков;
2. Отчет о выполнении задания;
3. Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии.

Заключение

Оформление заграничной командировки требует внимательности и соблюдения всех этапов. Правильная подготовка документов и заблаговременное планирование помогут избежать проблем во время поездки.